Znak
Sprawy: AZP/06/ZO/2022
Katowice, dnia 7 czerwca 2022 r.
Zapytanie
ofertowe nr AZP/06/ZO/2022
dla zamówienia o wartości do 130 000 zł netto pn.:
40-760
Katowice, ul. Panewnicka 65”
Szanowni
Państwo,
Okręgowy Szpital Kolejowy w
Katowicach – s.p.z.o.z., zwany dalej „Szpitalem”, informuje o postępowaniu
prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym
Szpitala. Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz.
Zastrzegamy, że postępowanie może
zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku przekroczenia szacowanych
środków.
Integralną
część niniejszych IWZ stanowią następujące dokumenty:
Załącznik
nr 1 Formularz ofertowy + oświadczenie
Załącznik
nr 2 Wzór Umowy
Załącznik nr 3 Klauzula
Informacyjna Administratora Danych
Okręgowy
Szpital Kolejowy w Katowicach - s.p.z.o.z.
40-760 Katowice, ul. Panewnicka 65
tel: +48 (32) 605 35 00 fax: +48 (32) 605 35 08
e-mail: sekretariat@kolejowy.katowice.pl
www: www.kolejowy.katowice.pl
Sąd Rejonowy w Katowicach - KRS 0000102533
NIP: 634-23-05-444
REGON: 276267686
Postępowanie
prowadzone jest w nawiązaniu do art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września
2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2019, poz. 2019 ze zm.), tj.
z zastosowaniem przepisów ustawy dla zamówień o wartości poniżej 130.000
zł netto.
1. Przedmiotem
zamówienia jest usługa przeprowadzenie inwentaryzacji
składników majątku Szpitala.
2. Miejsce
przeprowadzenia spisu z natury wraz z rozliczeniem inwentaryzacji: Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach -
s.p.z.o.z., 40-760 Katowice, ul.
Panewnicka 65.
3. Spisem
z natury objęte są wszystkie składniki majątku Okręgowego Szpitala Kolejowego w
Katowicach - s.p.z.o.z. w Katowicach.
4.
Zamawiający przekaże Wykonawcy, w formie
elektronicznej, wykazy składników majątku figurujących w kartotekach
ewidencyjnych (ewidencja bazowa) z systemu Infomedica.
5.
Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się ze
stanem faktycznym systemu ewidencji majątku, w tym skali zawartych tam
informacji identyfikujących majątek oraz związanych z nią zasad kwalifikacji,
oklejania oraz innych instrukcji gospodarowania mieniem, obowiązujących w
Szpitalu.
6.
Dyrektor jednostki, na czas przeprowadzenia
inwentaryzacji, wyznaczy pracowników wspomagających prawidłowe jej
przeprowadzenie.
7.
Spis przeprowadzany będzie przy użyciu systemu
informatycznego Zamawiającego (Infomedica) oraz systemu równoważnego
wykorzystywanego przez Wykonawcę, poprzedzony przeprowadzeniem spisu z natury w
wersji papierowej przez Wykonawcę, charakteryzującego się poniższymi
właściwościami:
1)
system został zaprojektowany tak, aby umożliwić
pełną kontrolę nad przebiegiem spisu z natury,
2)
system generuje raporty w oparciu o dane zebrane
podczas procesów spisowych, a tworzenie raportów odbywa się w sposób
automatyczny.
8.
Dane składnika majątkowego zbierane są poprzez:
1)
dokonanie odczytania z tabliczki inwentarzowej
(naklejki) za pośrednictwem kolektora danych, który pozwala na odczytywanie
kodów kreskowych, bądź wprowadzenie ręczne składnika majątkowego w przypadku
braku tabliczki inwentarzowej albo gdy tabliczka inwentarzowa jest bez kodów
kreskowych,
2)
sprawdzenie (dla urządzeń) numeru seryjnego
danego przedmiotu zawartego w ewidencji bazowej z rzeczywistym numerem seryjnym
urządzenia i w przypadku rozbieżności wpisanie w polu „uwagi” poprawnego numeru
seryjnego przedmiotu,
3)
sprawdzenie osoby odpowiedzialnej w przypadku
sprzętu komputerowego oraz innych urządzeń, mebli itp.
4)
w przypadku, kiedy nie będzie zgadzał się numer
seryjny, nazwa, typ/model, producent albo dane osoby odpowiedzialnej dla danego
urządzenia, to wszelkie poprawki należy nanieść w polu „uwagi”.
9.
W przypadku braku oznakowania na składnikach
majątkowych, meblach lub innych przedmiotach, należy spisać dany przedmiot
poprzez wpisanie wszystkich charakterystycznych i jednoznacznie
identyfikujących danych dotyczących danego przedmiotu (producent, typ, model,
numer seryjny, lokalizacja, inne cechy rozpoznawcze), w oparciu o zasady
kwalifikacji, oklejania oraz instrukcje obowiązujące w Szpitalu oraz zgodnie z
ustaleniami zapisanymi w umowie. Ponadto należy okleić składnik majątku
etykietą oraz taśmą odporną na zniszczenie.
10.
Po zakończeniu prac spisowych zespół spisowy
wydrukuje arkusze w dwóch egzemplarzach.
11.
Dokumenty spisu są podpisywane przez upoważnione
osoby na każdej ze stron.
12.
Warunki lub postanowienia nieujęte w niniejszym
zapytaniu ofertowym zostaną wyszczególnione w umowie.
IV. Warunki zamówienia:
Kryteria i warunki formalne:
1)
cena – waga 75% wartości oferty,
2)
doświadczenie - waga 25 % wartości oferty
Zamawiający wymaga, aby wykonawca posiadał
doświadczenie w przeprowadzeniu inwentaryzacji jednostki medycznej:
- wykonał w okresie ostatnich 2 lat co najmniej
jedną tożsamą z przedmiotem zamówienia – 25 pkt.
- nie wykonał w okresie ostatnich 2 lat ani
jednej tożsamej z przedmiotem zamówienia – 0pkt.
3)
warunki płatności: przelew w terminie 60 dni od
dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury,
4)
termin realizacji: do dnia 17 czerwca 2022 r.
5)
dodatkowe koszty: wszelkie dodatkowe koszty, w
tym koszty transportu, po stronie Wykonawcy.
V.
Rozliczenie inwentaryzacji
1. W
wyniku przeprowadzonego spisu z natury oraz rozliczenia inwentaryzacji
Wykonawca określa:
1) ilość
środków spisanych;
2) ilość
środków zgodnych;
3) ilość
środków ujawnionych;
4) ilość
niedoborów.
2. Wykonawca
dokona ostatecznego uzgodnienia i rozliczenia inwentaryzacji zgodnie z
ewidencją bazową przy bezpośrednim uczestnictwie Zamawiającego.
3. Wykonawca
przygotowuje sprawozdanie w formie opisowej i tabelarycznej (w tym
elektronicznej) z przeprowadzonej inwentaryzacji, ze wskazaniem listy nadwyżek
i niedoborów oraz raportów dotyczących pozycji zgodnych i różnic dotyczących
zmian lokalizacji, użytkownika, braku oznakowania oraz innych, według
uzgodnień.
4. Wykonawca
wspiera Zamawiającego podczas dokonywania rozliczenia inwentaryzacji w systemie
Zamawiającego.
5. Do
dokumentacji przekazywanej do Zamawiającego należą:
1) arkusze
spisu z natury – spis z natury wszystkich składników majątku,
2) raport
ujawnionych składników majątku;
3) raport
niedoborów,
4) sprawozdanie
z przebiegu spisu z natury;
5) sprawozdanie
końcowe;
6) uzupełnienie
bazy danych Zamawiającego,
7) przekazanie
utworzonego spisu pomieszczeń.
Wykonanie inwentaryzacji w terminie od dnia podpisania umowy, tj. od dnia podpisania umowy, nie
później niż 13 czerwca 2022 roku do dnia 27 czerwca 2022 r.
Dokumentację
należy przekazać Zamawiającemu w
następującej formie:
1)
1 egz. próbny
inwentaryzacji w formie papierowej i elektronicznej do
akceptacji przez Zamawiającego;
2)
kompletną inwentaryzację – po pisemnej
akceptacji egzemplarza próbnego przez Zamawiającego
- 2 egz. w formie papierowej spisów z natury oraz 2 kpl. w wersji
elektronicznej wformacie: xls na pendrive oraz doc tj. w rozszerzeniu
umożliwiającym otwieranie pliku w programie Word – dla części opisowej
opracowania;
3)
*pdf lub *jpg dla innych dokumentów
załączonych do opracowania na pendrive – zdjęć składników majątku objętych
spisem z natury.
Wynagrodzenie Wykonawcy za inwentaryzację ustala się w następujący
sposób: 100% należności po wykonaniu i przekazaniu kompletnej dokumentacji
inwentaryzacyjnej obejmującej wskazany przez Zamawiającego zakres opracowania i
odbiorze inwentaryzacji bez uwag przez Zamawiającego.
Dodatkowe koszty: wszelkie dodatkowe koszty, w tym koszty transportu,
leżą po stronie wykonawcy.
Należność
za wykonaną usługę płatna po dokonaniu końcowego odbioru dokumentacji bez uwag w terminie do 60 dni od daty przedłożenia
prawidłowo wystawionej faktury wraz z kompletem dokumentów.
Najniższa
cena przy spełnieniu zapisów zapytania ofertowego – waga kryterium:
1)
cena – waga 75% wartości oferty,
2)
doświadczenie - waga 25 % wartości oferty.
Oferent otrzyma punkty za doświadczenie jeżeli wykaże się wykonaniem w
okresie ostatnich 2 lat co najmniej jednej inwentaryzacji w podmiocie
leczniczym obejmującym co najmniej dwa oddziały szpitalne.
1.
Dokumentacja musi być sporządzona w oparciu o ustawę o rachunkowości.
2.
Ostateczna postać dokumentacji ma być
zatwierdzona (pisemna akceptacja dokumentacji)
przez osoby wskazane przez Zamawiającego.
Wykonawca udzieli rękojmi i
gwarancji na wykonanie dokumentacji na okres 48 miesięcy, licząc od dnia dokonania jej odbioru końcowego.
1.
W razie zwłoki w wykonaniu
przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100 zł za każdy dzień opóźnienia,
liczony od terminu umownego zakończenia prac.
2.
Z tytułu odstąpienia od umowy z
przyczyn leżących po stronie Wykonawcy,
Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę
umowną w wysokości 15 % łącznego
wynagrodzenia brutto Wykonawcy.
Prawidłowo opisaną ofertę z
napisem:
Zawierającą formularz
ofertowy i oświadczenie – należy
składać za pośrednictwem adresu email: sekretariat@kolejowy.katowice.pl, w
terminie do dnia 10 czerwca 2022r. do
godziny 1300.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10 czerwca 2022 r. w pokoju
423 o godzinie 1315.
Zgodnie
z art. 701 § 3 Kodeksu cywilnego zastrzega się możliwość
unieważnienia postępowania (odwołania), oraz że niniejsze „Ogłoszenie zapytania
ofertowego”, jak też otrzymanie w wyniku niniejszego zapytania „oferty cenowej”
nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez Szpital i nie łączy się z
koniecznością zawarcia przez niego umowy. Zamawiający
zastrzega sobie prawo nierozpatrywania (a tym samym odrzucenie i w konsekwencji
niewybranie jako najkorzystniejszej) tej, złożonej w niniejszym zapytaniu
oferty, którą złożył wykonawca (oferent), którego dotyczy przynajmniej jedna z
następujących okoliczności:
1) nie
dalej niż wciągu 12 miesięcy, licząc od terminu składania ofert w niniejszym
zapytaniu, przypadał termin składania ofert w innym organizowanym przez Szpital
zapytaniu ofertowym, w którym to zapytaniu wykonawca (oferent) brał udział i
pomimo tego, że jego oferta została wówczas uznana za
najkorzystniejszą, wykonawca
ten uchylił się od (w szczególności odmówił) zawarcia z
Zamawiającym umowy na warunkach wynikających z tamtego zapytania ofertowego,
2) nie
dalej niż w ciągu 12 miesięcy, licząc od terminu składania ofert w niniejszym
zapytaniu z winy wykonawcy (oferenta) miało miejsce odstąpienie od zawartej z
nim przez Zamawiającego umowy w sprawie innego zamówienia publicznego lub miało
miejsce rozwiązanie takiej umowy przez jej wypowiedzenie,
3) nie
dalej niż wciągu12 miesięcy, licząc od terminu składania ofert w niniejszym
zapytaniu Zamawiający zawarł z wykonawcą (oferentem) umowę w sprawie innego
zamówienia publicznego, w ramach której to umowy Zamawiający naliczył wykonawcy
(oferentowi) kary umowne w wysokości przekraczającej 2 % wynagrodzenia umownego
netto (bez podatku VAT) z tytułu nieterminowej realizacji umowy lub innego
rodzaju nienależytego jej wykonywania czy wykonywania.
Dane Oferenta:
Nazwa:
.....................................................................................................................................................
Siedziba:
...................................................................................................................................................
Numer
telefonu firmy: .....................................
Numer
faxu firmy…................................................
Adres
(kontaktowy) poczty elektronicznej:
....................................................
Strona
internetowa:
.........................................................................................................
Numer NIP ............................ Numer REGON
........................... Numer KRS ...........................
Osoba
do kontaktu z Zamawiającym w toku postępowania
……………………………………
tel.
……….…………… e-mail:
……………………………….
Nawiązując
do ogłoszonego postępowania w trybie Zapytania
Ofertowego pn:
„Przeprowadzenie
inwentaryzacji składników majątku
Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z.
40-760 Katowice, ul.
Panewnicka 65”
Oferuję realizację usługi:
Cena brutto: ………………………… zł
(słownie: ………………………………………………………………………………………zł)
Doświadczenie:
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Oświadczenia Oferenta:
1. Oświadczam,
że zapoznałem się z istotnymi warunkami zamówienia na przeprowadzenie
inwentaryzacji składników majątku Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach –
s.p.z.o.z., 40-760 Katowice, ul. Panewnicka 65, i uznaję się za związanego
określonymi w nich postanowieniami i zasadami postępowania. Akceptuję warunki
zawarte w postępowaniu.
2. W
przypadku wyboru naszej oferty zobowiązuję się do zawarcia pisemnej umowy
w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
3. Oświadczam,
że zapoznałem się w sposób wystarczający i konieczny z istotnymi warunkami
zawartymi w zapytaniu ofertowym oraz ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do
złożenia oferty. Nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną
dodatkowych roszczeń finansowych.
4. Wypełniłem
obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO 1)*
wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio
pozyskałem w celu złożenia oferty w niniejszym postępowaniu 2)**
dnia
podpis oraz
pieczęć osoby uprawnionej
do składania
oświadczeń woli
w imieniu
Wykonawcy
1) *Rozporządzenie Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).
2)
** W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż
bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku
informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści
oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia przez jego
wykreślenie).