Znak Sprawy: AZP/06/ZO/2022

Katowice, dnia 7 czerwca 2022 r.

 

 

Zapytanie ofertowe nr AZP/06/ZO/2022
dla zamówienia o wartości do 130 000 zł netto pn.:

Przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątku
Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z.

40-760 Katowice, ul. Panewnicka 65

 

Szanowni Państwo,

Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach – s.p.z.o.z., zwany dalej „Szpitalem”, informuje o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym Szpitala. Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku przekroczenia szacowanych środków.

 

ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA

Integralną część niniejszych IWZ stanowią następujące dokumenty:

Załącznik nr 1   Formularz ofertowy + oświadczenie

Załącznik nr 2   Wzór Umowy

Załącznik nr 3   Klauzula Informacyjna Administratora Danych

 

I.               Nazwa oraz adres Zamawiającego

Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach - s.p.z.o.z.

40-760 Katowice, ul. Panewnicka 65
tel: +48 (32) 605 35 00 fax: +48 (32) 605 35 08
e-mail: sekretariat@kolejowy.katowice.pl
www: www.kolejowy.katowice.pl
Sąd Rejonowy w Katowicach - KRS 0000102533
NIP: 634-23-05-444
REGON: 276267686

 

II.             Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie prowadzone jest w nawiązaniu do art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2019, poz. 2019 ze zm.), tj. z zastosowaniem przepisów ustawy dla zamówień o wartości poniżej 130.000 zł netto.

 

 

III.           Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątku Szpitala.

2. Miejsce przeprowadzenia spisu z natury wraz z rozliczeniem inwentaryzacji:  Okręgowy Szpital Kolejowy w Katowicach - s.p.z.o.z.,  40-760 Katowice, ul. Panewnicka 65.

3.    Spisem z natury objęte są wszystkie składniki majątku Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z. w Katowicach.

4.    Zamawiający przekaże Wykonawcy, w formie elektronicznej, wykazy składników majątku figurujących w kartotekach ewidencyjnych (ewidencja bazowa) z systemu Infomedica.

5.    Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się ze stanem faktycznym systemu ewidencji majątku, w tym skali zawartych tam informacji identyfikujących majątek oraz związanych z nią zasad kwalifikacji, oklejania oraz innych instrukcji gospodarowania mieniem, obowiązujących w Szpitalu.

6.    Dyrektor jednostki, na czas przeprowadzenia inwentaryzacji, wyznaczy pracowników wspomagających prawidłowe jej przeprowadzenie.

7.    Spis przeprowadzany będzie przy użyciu systemu informatycznego Zamawiającego (Infomedica) oraz systemu równoważnego wykorzystywanego przez Wykonawcę, poprzedzony przeprowadzeniem spisu z natury w wersji papierowej przez Wykonawcę, charakteryzującego się poniższymi właściwościami:

1)   system został zaprojektowany tak, aby umożliwić pełną kontrolę nad przebiegiem spisu z natury,

2)   system generuje raporty w oparciu o dane zebrane podczas procesów spisowych, a tworzenie raportów odbywa się w sposób automatyczny.

8.    Dane składnika majątkowego zbierane są poprzez:

1)   dokonanie odczytania z tabliczki inwentarzowej (naklejki) za pośrednictwem kolektora danych, który pozwala na odczytywanie kodów kreskowych, bądź wprowadzenie ręczne składnika majątkowego w przypadku braku tabliczki inwentarzowej albo gdy tabliczka inwentarzowa jest bez kodów kreskowych,

2)   sprawdzenie (dla urządzeń) numeru seryjnego danego przedmiotu zawartego w ewidencji bazowej z rzeczywistym numerem seryjnym urządzenia i w przypadku rozbieżności wpisanie w polu „uwagi” poprawnego numeru seryjnego przedmiotu,

3)   sprawdzenie osoby odpowiedzialnej w przypadku sprzętu komputerowego oraz innych urządzeń, mebli itp.

4)   w przypadku, kiedy nie będzie zgadzał się numer seryjny, nazwa, typ/model, producent albo dane osoby odpowiedzialnej dla danego urządzenia, to wszelkie poprawki należy nanieść w polu „uwagi”.

9.    W przypadku braku oznakowania na składnikach majątkowych, meblach lub innych przedmiotach, należy spisać dany przedmiot poprzez wpisanie wszystkich charakterystycznych i jednoznacznie identyfikujących danych dotyczących danego przedmiotu (producent, typ, model, numer seryjny, lokalizacja, inne cechy rozpoznawcze), w oparciu o zasady kwalifikacji, oklejania oraz instrukcje obowiązujące w Szpitalu oraz zgodnie z ustaleniami zapisanymi w umowie. Ponadto należy okleić składnik majątku etykietą oraz taśmą odporną na zniszczenie.

10.     Po zakończeniu prac spisowych zespół spisowy wydrukuje arkusze w dwóch egzemplarzach.

11.     Dokumenty spisu są podpisywane przez upoważnione osoby na każdej ze stron. 

12.     Warunki lub postanowienia nieujęte w niniejszym zapytaniu ofertowym zostaną wyszczególnione w umowie.

IV. Warunki zamówienia:

Kryteria i warunki formalne:

1)   cena – waga 75% wartości oferty,

2)   doświadczenie - waga 25 % wartości oferty

Zamawiający wymaga, aby wykonawca posiadał doświadczenie w przeprowadzeniu inwentaryzacji jednostki medycznej:

- wykonał w okresie ostatnich 2 lat co najmniej jedną tożsamą z przedmiotem zamówienia – 25 pkt.

- nie wykonał w okresie ostatnich 2 lat ani jednej tożsamej z przedmiotem zamówienia – 0pkt.

3)   warunki płatności: przelew w terminie 60 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury,

4)   termin realizacji: do dnia 17 czerwca 2022 r.

5)   dodatkowe koszty: wszelkie dodatkowe koszty, w tym koszty transportu, po stronie Wykonawcy.

 

V. Rozliczenie inwentaryzacji

1.   W wyniku przeprowadzonego spisu z natury oraz rozliczenia inwentaryzacji Wykonawca określa:

1)  ilość środków spisanych;

2)  ilość środków zgodnych;

3)  ilość środków ujawnionych;

4)  ilość niedoborów.

2.   Wykonawca dokona ostatecznego uzgodnienia i rozliczenia inwentaryzacji zgodnie z ewidencją bazową przy bezpośrednim uczestnictwie Zamawiającego.

3.   Wykonawca przygotowuje sprawozdanie w formie opisowej i tabelarycznej (w tym elektronicznej) z przeprowadzonej inwentaryzacji, ze wskazaniem listy nadwyżek i niedoborów oraz raportów dotyczących pozycji zgodnych i różnic dotyczących zmian lokalizacji, użytkownika, braku oznakowania oraz innych, według uzgodnień.

4.   Wykonawca wspiera Zamawiającego podczas dokonywania rozliczenia inwentaryzacji w systemie Zamawiającego.

5.   Do dokumentacji przekazywanej do Zamawiającego należą:

1)  arkusze spisu z natury – spis z natury wszystkich składników majątku,

2)  raport ujawnionych składników majątku;

3)  raport niedoborów,

4)  sprawozdanie z przebiegu spisu z natury; 

5)  sprawozdanie końcowe;

6)  uzupełnienie bazy danych Zamawiającego,

7)  przekazanie utworzonego spisu pomieszczeń.

 

VI.        Termin wykonania zamówienia

Wykonanie inwentaryzacji w terminie od dnia podpisania umowy, tj. od dnia podpisania umowy, nie później niż 13 czerwca 2022 roku do dnia 27 czerwca 2022 r.

 

VII.     Forma przekazania dokumentacji

Dokumentację należy przekazać Zamawiającemu w następującej formie:

1)     1 egz. próbny inwentaryzacji w formie papierowej i elektronicznej do akceptacji przez Zamawiającego;

2)     kompletną inwentaryzację – po pisemnej akceptacji egzemplarza próbnego przez Zamawiającego - 2 egz. w formie papierowej spisów z natury oraz 2 kpl. w wersji elektronicznej wformacie: xls na pendrive oraz doc tj. w rozszerzeniu umożliwiającym otwieranie pliku w programie Word – dla części opisowej opracowania;

3)     *pdf lub *jpg dla innych dokumentów załączonych do opracowania na pendrive – zdjęć składników majątku objętych spisem z natury.

 

VIII.  Wynagrodzenie wykonawcy

Wynagrodzenie Wykonawcy za inwentaryzację ustala się w następujący sposób: 100% należności po wykonaniu i przekazaniu kompletnej dokumentacji inwentaryzacyjnej obejmującej wskazany przez Zamawiającego zakres opracowania i odbiorze inwentaryzacji bez uwag przez Zamawiającego.

Dodatkowe koszty: wszelkie dodatkowe koszty, w tym koszty transportu, leżą po stronie wykonawcy.

 

IX.        Warunki płatności:

Należność za wykonaną usługę płatna po dokonaniu końcowego odbioru dokumentacji bez uwag w terminie do 60 dni od daty przedłożenia prawidłowo wystawionej faktury wraz z kompletem dokumentów.

 

X.           Opis kryteriów przy wyborze ofert.

Najniższa cena przy spełnieniu zapisów zapytania ofertowego – waga kryterium:

1)   cena – waga 75% wartości oferty,

2)   doświadczenie - waga 25 % wartości oferty.

Oferent otrzyma punkty za doświadczenie jeżeli wykaże się wykonaniem w okresie ostatnich 2 lat co najmniej jednej inwentaryzacji w podmiocie leczniczym obejmującym co najmniej dwa oddziały szpitalne.

XI.        Warunki dodatkowe

1.     Dokumentacja musi być sporządzona w oparciu o ustawę o rachunkowości.

2.     Ostateczna postać dokumentacji ma być zatwierdzona (pisemna akceptacja dokumentacji) przez osoby wskazane przez Zamawiającego.

 

XII.     Rękojmia i gwarancja

Wykonawca udzieli rękojmi i gwarancji na wykonanie dokumentacji na okres 48 miesięcy, licząc od dnia dokonania jej odbioru końcowego.

 

XIII.       Kary za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy

1.    W razie zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100 zł za każdy dzień opóźnienia, liczony od terminu umownego zakończenia prac.

2.    Z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 15 % łącznego wynagrodzenia brutto Wykonawcy.

 

XIV.  Kontakt w sprawach zamówienia:

- adres email: sekretariat@kolejowy.katowice.pl

 

XV. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert:

Prawidłowo opisaną ofertę z napisem:

„Przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątku

Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z.

40-760 Katowice, ul. Panewnicka 65”

 

Zawierającą formularz ofertowy i oświadczenie  należy składać za pośrednictwem adresu email: sekretariat@kolejowy.katowice.pl, w terminie do dnia 10 czerwca 2022r. do godziny 1300.

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10 czerwca 2022 r. w pokoju 423 o godzinie 1315.


Zgodnie z art. 701 § 3 Kodeksu cywilnego zastrzega się możliwość unieważnienia postępowania (odwołania), oraz że niniejsze „Ogłoszenie zapytania ofertowego”, jak też otrzymanie w wyniku niniejszego zapytania „oferty cenowej” nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez Szpital i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez niego umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo nierozpatrywania (a tym samym odrzucenie i w konsekwencji niewybranie jako najkorzystniejszej) tej, złożonej w niniejszym zapytaniu oferty, którą złożył wykonawca (oferent), którego dotyczy przynajmniej jedna z następujących okoliczności:

1)   nie dalej niż wciągu 12 miesięcy, licząc od terminu składania ofert w niniejszym zapytaniu, przypadał termin składania ofert w innym organizowanym przez Szpital zapytaniu ofertowym, w którym to zapytaniu wykonawca (oferent) brał udział i pomimo tego, że jego oferta została wówczas uznana   za   najkorzystniejszą, wykonawca   ten   uchylił   się od (w szczególności odmówił) zawarcia z Zamawiającym umowy na warunkach wynikających z tamtego zapytania ofertowego,

2)   nie dalej niż w ciągu 12 miesięcy, licząc od terminu składania ofert w niniejszym zapytaniu z winy wykonawcy (oferenta) miało miejsce odstąpienie od zawartej z nim przez Zamawiającego umowy w sprawie innego zamówienia publicznego lub miało miejsce rozwiązanie takiej umowy przez jej wypowiedzenie,

3)   nie dalej niż wciągu12 miesięcy, licząc od terminu składania ofert w niniejszym zapytaniu Zamawiający zawarł z wykonawcą (oferentem) umowę w sprawie innego zamówienia publicznego, w ramach której to umowy Zamawiający naliczył wykonawcy (oferentowi) kary umowne w wysokości przekraczającej 2 % wynagrodzenia umownego netto (bez podatku VAT) z tytułu nieterminowej realizacji umowy lub innego rodzaju nienależytego jej wykonywania czy wykonywania.

 


 

FORMULARZ OFERTOWY

Dane Oferenta:

Nazwa: .....................................................................................................................................................

 

Siedziba: ...................................................................................................................................................

 

Numer telefonu firmy: .....................................

Numer faxu firmy…................................................

Adres (kontaktowy) poczty elektronicznej: ....................................................

Strona internetowa: .........................................................................................................

Numer NIP ............................ Numer REGON ........................... Numer KRS ...........................

 

Osoba do kontaktu z Zamawiającym w toku postępowania

……………………………………

tel. ……….……………                    e-mail: ……………………………….

 

Nawiązując do ogłoszonego postępowania w trybie Zapytania Ofertowego pn:

„Przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątku
Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach - s.p.z.o.z.

40-760 Katowice, ul. Panewnicka 65”

 

Oferuję realizację usługi:

Cena brutto: ………………………… zł

(słownie: ………………………………………………………………………………………zł)

 

Doświadczenie:

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………


Oświadczenia Oferenta:

1.    Oświadczam, że zapoznałem się z istotnymi warunkami zamówienia na przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątku Okręgowego Szpitala Kolejowego w Katowicach – s.p.z.o.z., 40-760 Katowice, ul. Panewnicka 65, i uznaję się za związanego określonymi w nich postanowieniami i zasadami postępowania. Akceptuję warunki zawarte w postępowaniu.

2.    W przypadku wyboru naszej oferty zobowiązuję się do zawarcia pisemnej umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.

3.    Oświadczam, że zapoznałem się w sposób wystarczający i konieczny z istotnymi warunkami zawartymi w zapytaniu ofertowym oraz ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do złożenia oferty. Nieznajomość powyższego stanu nie może być przyczyną dodatkowych roszczeń finansowych.

4.    Wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO 1)* wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu złożenia oferty w niniejszym postępowaniu 2)**

 

 

 

 

 

 

  

                                  dnia                                                                                                           

podpis oraz pieczęć osoby uprawnionej

do składania oświadczeń woli

w imieniu Wykonawcy

 

 

 

1) *Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

2) ** W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia przez jego wykreślenie).